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Archive for 2020

Mein Excel-Kollege Andreas Thehos fragte letztens in einer Excel-Gruppe bei Facebook, ob jemand eine Idee hätte, wie zwei unabhängige Bereiche anhand einer Excel-Formel und dynamisch in einem Bereich zusammengefasst werden könnten.

Ich hatte Andreas einen Vorschlag gemacht, der auf den in neueren Excel-Versionen (Excel 365) verfügbaren dynamischen Arrays beruht und anschließend die Formel noch mithilfe der LET-Funktion vereinfacht. Andreas und ich haben dann anschließend gemeinsam die Formel noch verfeinert und auch Lösungen für mehrspaltige Tabellen gefunden. Beide Lösungen stelle ich in diesem Artikel vor.

Zwei Bereiche per Formel zusammenführen
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Vor einiger Zeit, Januar 2020, um genau zu sein, hatte ich in diesem Blog einen Artikel zum Visio Data Analyzer Add-In für Excel publiziert und das Add-In in der Vorschauversion vorgestellt. Mittlerweile wurde das Add-In weiterentwickelt und steht nun auch in Deutsch zur Verfügung. Das Visio-Team hat somit dem Wunsch entsprochen, den ich auch bei UserVoice for Visio geäußert hatte. Dieser Artikel stellt die deutsche Version des Add-Ins vor – ist jedoch weniger detailliert als mein Artikel vom Januar 2020, da die dortigen Inhalte zum Großteil weiterhin gültig sind.

Visio Data Analyzer Add-In in Deutsch
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Vor wenigen Tagen – am 02.09.2020, um genau zu sein – hat das Office Insider Team die Verfügbarkeit der Power Query Datentypen bekannt gegeben. Das Feature ist derzeit – Stand September 2020 – auf den Enterprise-Plan E5 und den Education-Plan A5 von Office 365 bzw. Microsoft 365 beschränkt. Es wird zudem eine Excel-Version im Betakanal ab Version 2009 und dem Build 13226.20002 vorausgesetzt. Das Ausrollen der neuen Funktionalität findet auch hier wieder schrittweise statt, weshalb es vorkommen kann, dass der eine oder andere die Power Query Datentypen trotz Erfüllens der Voraussetzungen noch nicht hat. Hier ist dann etwas Geduld gefragt.

Mit den Power Query Datentypen steht nun eine vierte Gruppe von Datentypen in Excel zur Verfügung. Den Anfang haben vor einiger Zeit die beiden Datentypen zu Aktien & Geografie gemacht, die beide auf einer Bing-Abfrage basieren. Die zweite Gruppe bilden die Power-BI-Datentypen, die auf benutzerdefinierten Datensets in Power BI beruhen. Die dritte Gruppe bilden die sogenannten Wolfram-Datentypen, die auf Abfragen an Wolfram-Alpha beruhen.

Die vierte Gruppe sind nun die Power Query Datentypen, die Inhalt dieses Artikels sind. Auch für mich sind die Power Query Datentypen neu und somit habe ich in diesem Artikel sicherlich noch nicht alle Möglichkeiten ausgelotet, die sich nun ergeben. Betrachten Sie somit diesen Artikel als eine Art Einführung in diesen Datentyp.

Datentypen mit Power Query
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In meinem Artikel Datentypen aus Power BI in Excel abrufen hatte ich vorgestellt, wie Power BI Datasets in Excel abgerufen und verwendet werden können. Derzeit (Stand August 2020) ist dieses Feature zunächst nur in der Excel Insider-Version bzw. dem Betakanal verfügbar.

Eine weitere Neuerung – die Wolfram-Datentypen – ist derzeit ebenfalls (Stand August 2020) in der Insider-Version verfügbar. Die Wolfram-Datentypen stehen jedoch nicht den Business-Versionen von Excel zur Verfügung, sondern nur den sogenannten Consumer-Versionen von Office365 bzw. Microsoft 365 im Abonnement. Diese Versionen umfassen Microsoft 365 Family oder Single.

Das Office Insider-Blog Team hatte die Wolfram-Datentypen Juli 2020 im Artikel New data types in Excel (Englisch) angekündigt und dort auch als weitere Voraussetzung genannt, dass die neuen Datentypen nur für englischsprachige Märkte verfügbar sind. Ausserdem ist zu beachten, dass das Feature in Schritten ausgerollt wird, was denn heißt, dass es manche User früher und manche User später erhalten. Diejenigen, die es noch nicht in der Insider-Version haben, müssen sich somit ein wenig gedulden.

Wolfram-Datentypen in Excel Englisch
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Seit kurzem ist es in der Office Insider-Version möglich, eigene Datentypen via Power BI anzubinden. Office-Insider bedeutet, dass man sich z.B. in Excel im Beta-Kanal befinden muss, wo die neuesten Features als eine Art Beta zur Verfügung gestellt werden. Jeder kann sich beim Office-Insider-Programm anmelden.

Leider ist das Abrufen von Datentypen aus Power BI derzeit – Stand August 2020 – auf den Enterprise-Plan E5 und den Education-Plan A5 von Office 365 bzw. Microsoft 365 beschränkt – weshalb wahrscheinlich einige meiner Leser und Leserinnen das nicht testen werden können.

Update vom 28.08.2020: Kaum den Artikel publiziert, schon gibt es Änderungen. Und zwar in Form von guten Nachrichten, denn Microsoft hat sich gestern entschlossen, die Lizenbedingungen für Power BI Datentypen zu ändern. So wird nun die Verfügbarkeit von Power BI Datentypen auf alle kommerziellen Office 365 Kunden ausgeweitet, die eine Excel und eine Power BI Pro Lizenz haben. Das heißt dann auch, dass ein E5-Plan ist jetzt nicht mehr die Voraussetzung zur Verwendung von Power BI Datentypen ist. Siehe auch den Kommentar in Englisch von Carlos Otero in der TechCommunity. Eine, wie ich finde, ausgesprochen gute Entscheidung von Microsoft.

In diesem Artikel beschreibe ich kurz die derzeit verfügbaren Datentypen in Excel und setze anschließend meinen Schwerpunkt auf die Power BI Datentypen.

Datentypen zu Geografie und Aktien in Excel

Seit einiger Zeit stehen bereits die Datentypen Geografie und Aktien zur Verfügung. Das Prinzip ist recht einfach: geben Sie in eine oder mehrere Zellen z.B. ein paar Städtnamen ein, markieren Sie die Zellen und rufen Sie aus dem Menüband Daten in der Gruppe Datentypen in diesem Fall den Datentyp Geografie auf.

Datentyp Geografie in Excel
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Im Abonnement stellt Microsoft Office verschiedene Updatekanäle zur Verfügung. Je nach Kanal sind neue Features früher oder später enthalten. So wählen zum Beispiel Unternehmen eher den halbjährlichen Kanal, da Feature-Updates dort nur halbjährlich erfolgen und z.B. das umfangreiche Testen dieser erlauben. Der monatliche Kanal liefert hingegegen die neuen Features aus, sobald diese verfügbar sind.

Für die ganz Neugierigen gibt es noch den Beta-Kanal oder früher Insider Fast genannt, wo Features in einer Art Betaphase verfügbar gemacht werden. Jeder kann am Office-Insider-Programm teilnehmen. Features, die im Betakanal verfügbar sind, können auch Änderungen unterworfen sein. Zum Beispiel kann sich die Übersetzung einer neuen Excel-Funktion durchaus während der Betaphase ändern.

Die Funktion LET ist eine solche Funktion, die derzeit nur im Betakanal verfügbar ist. LET hieß übrigens eine Zeit lang SEI in der deutschen Übersetzung. Durchaus möglich, dass Sie dann in Blogs oder Forum Verweise auf den vorherigen Namen finden.

Eines meiner Lieblingsforen ist mittlerweile das Clever-Excel-Forum, wo ich unter dem Nickname maninweb aktiv bin. Vor einiger Zeit enstand dort eine Diskussion zu der Funktion LET, wo der User LCohen eine Merkwürdigkeit feststellte. Ich vermutete zunächst einen Bug – schnell stellte sich aber heraus, dass es ein Feature ist.

So ist es möglich innerhalb der Funktion LET auch eine Variable zu Definition einer Bereichsgröße zu verwenden. Das nachfolgend aufgeführte Beispiel erläutert dies anhand einer Datentabelle, die dynamisch Werte filtert.

Kurzer Überblick über die Funktion LET

Die Funktion LET ermöglicht, innerhalb der Funktion Variablen zu deklarieren und zu verwenden. Angenommen, wir haben die zwei Variablen X und Y, dessen Summe wir berechnen wollen. Die Formel in der Zelle bei der Verwendung von LET lautet dann =LET(X;10;Y;2;X+Y)

Hierbei erwartet LET eine bestimmte Reihefolge der Argumente. Zunächst ist die Bezeichnung der Variable anzugeben und anschließend dessen Wert – was auch eine Formel sein kann. Es folgt wieder die Bezeichnung der nächsten Variable und dessen Wert. Als letzte Angabe in der Funktion LET erfolgt die Gesamtberechnung. Im Funktionsassistenten sieht das dann zum Beispiel so aus:

Die Funktion LET
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Ich bin bei der TechCommunity im Forum Microsoft Localization recht aktiv und melde dort z.B. Übersetzungsfehler zu den einzelnen Office-Produkten oder Microsoft 365. Nun besteht die TechCommunity nicht nur aus diesem Forum, sondern auch Excel ist dort vertreten. Sergei Baklan, ein sehr geschätzter Excel MVP-Kollege aus Russland hatte dort in einem Beitrag eine sehr interessante Möglichkeit gefunden, wie ein durch ein Trennzeichen zusammengesetzter Text anhand der Excel-Funktion XMLFILTERN wieder aufgeteilt werden kann. Voraussetzung dazu ist allerdings, dass Excel Dynamische Arrays beherrscht. Dies ist nur in neueren Excel-Versionen verfügbar.

Die Funktion XMLFILTERN

Die Funktion XMLFILTERN liefert aus XML-Daten einen Wert zurück und bedient sich dabei der XPath-Syntax. Sofern die XML-Daten valide sind, stellt sich somit eine recht einfache Möglichkeit dar, auf Elemente der XML-Struktur zuzugreifen.

Nehmen wir mal an, folgende XML-Struktur für eine Liste von Büchern wäre gegeben.

XML-Code für eine Bücherliste
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Ab und zu fragt Bill Jelen – oder auch bekannt als MrExcel – die Excel Fangemeide z.B. via Twitter und YouTube nach Lösungswegen zu dem einen oder anderen Excel-Problem. In Excel führen viele Wege nach Rom und es ist immer wieder spannend zu sehen, auf welche Lösungen die Community kommt.

So wie auch vor einigen Tagen geschehen. Diesmal ging es darum, wie sich aus einem Bereich alle eindeutigen Werte sortiert als Liste anzeigen lassen. Primär ging es hierbei darum, die Excel-Funktion EINDEUTIG zu verwenden, die aus einer Spalte oder Zeile alle eindeutigen Werte extrahiert, jedoch nicht bereichsbezogen arbeiten kann.

In diesem Artikel werde ich meine Lösung vorstellen, wie dennoch mit der Excel-Funktion EINDEUTIG alle eindeutigen Werte aus einem Bereich mit mehreren Zeilen und Spalten extrahiert und sortiert werden können.

Kurzer Ausflug in die Welt dynamischer Arrays in Excel

Seit einiger Zeit wurden in Excel 365 sogenannte dynamische Arrays eingeführt – eine kleine Revolution in Excel. Denn Formeln, die mehrere Ergebnisse zurückliefern, können in nun neueren Excel-Versionen in benachbarte Zellen überlaufen. Dynamische Arrays und mit diesen in Excel eingeführten neuen Funktionen stehen allerdings nur neueren Excel-Versionen (Excel 365 in den Versionen ab Ende des letzten Jahres) zur Verfügung. Ältere Excel Versionen, wie Excel 2010 oder auch die Kaufversionen zu Excel 2016 und Excel 2019 kennen diese Features nicht.

Zunächst aber ein erläuterndes Beispiel zu dynamischen Arrays. Angenommen, wir haben eine Liste von Werten in 100-er Schritten im Bereich B2:B10. Soll nun der fünfte Wert aus der Liste extrahiert werden, liesse sich dazu die Formel INDEX(B2:B10;5;1) verwenden. In nachfolgender Abbildung ist dies in Zelle D2 dargestellt.

Einfache INDEX-Funktion
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