Seit kurzem ist es in der Office Insider-Version möglich, eigene Datentypen via Power BI anzubinden. Office-Insider bedeutet, dass man sich z.B. in Excel im Beta-Kanal befinden muss, wo die neuesten Features als eine Art Beta zur Verfügung gestellt werden. Jeder kann sich beim Office-Insider-Programm anmelden.
Leider ist das Abrufen von Datentypen aus Power BI derzeit – Stand August 2020 – auf den Enterprise-Plan E5 und den Education-Plan A5 von Office 365 bzw. Microsoft 365 beschränkt – weshalb wahrscheinlich einige meiner Leser und Leserinnen das nicht testen werden können.
Update vom 28.08.2020: Kaum den Artikel publiziert, schon gibt es Änderungen. Und zwar in Form von guten Nachrichten, denn Microsoft hat sich gestern entschlossen, die Lizenbedingungen für Power BI Datentypen zu ändern. So wird nun die Verfügbarkeit von Power BI Datentypen auf alle kommerziellen Office 365 Kunden ausgeweitet, die eine Excel und eine Power BI Pro Lizenz haben. Das heißt dann auch, dass ein E5-Plan ist jetzt nicht mehr die Voraussetzung zur Verwendung von Power BI Datentypen ist. Siehe auch den Kommentar in Englisch von Carlos Otero in der TechCommunity. Eine, wie ich finde, ausgesprochen gute Entscheidung von Microsoft.
In diesem Artikel beschreibe ich kurz die derzeit verfügbaren Datentypen in Excel und setze anschließend meinen Schwerpunkt auf die Power BI Datentypen.
Datentypen zu Geografie und Aktien in Excel
Seit einiger Zeit stehen bereits die Datentypen Geografie und Aktien zur Verfügung. Das Prinzip ist recht einfach: geben Sie in eine oder mehrere Zellen z.B. ein paar Städtnamen ein, markieren Sie die Zellen und rufen Sie aus dem Menüband Daten in der Gruppe Datentypen in diesem Fall den Datentyp Geografie auf.
Excel versucht dann per Webabfrage – in diesem Fall Bing – die Städte zu erkennen. Gelingt dies, erscheint ein kleines Symbol an linken Rand der Zelle. Gelingt dies nicht, oder ist sich Excel unsicher, erscheint ein Kreis mit einem blauen Fragezeichen. Ein Klick auf diese Zelle bringt einen Auswahlbereich zum Vorschein, der bei Mehrfachergebnissen die Auswahl eines Eintrags ermöglicht oder keinen Treffer anzeigt.
Zu beachten ist, dass derzeit noch eine Umwandlung in englische Bezeichner stattfinden kann, wie am Beispiel Cologne zu sehen. Ich hatte Köln in die Zelle eingetragen.
Der Datentyp zu den Aktien funktioniert in ähnlicher Form, wo erwartet wird, dass ein entsprechender Name, wie z.B. MSFT, eingegeben wird.
Wurde ein Datentyp erkannt, lässt sich über einen Klick auf das Symbol am linken Rand der Zelle eine Datenkarte aufrufen, die eine ganze Reihe an Informationen vorhält – ebenfalls noch in Englisch.
Die angezeigten Felder können sich unterscheiden, je nachdem ob Sie eine Stadt, ein Bundesland oder ein Land abgerufen haben. Die einzelen Felder einer solchen Datenkarte lasse sich über einen Klick auf das Symbol rechts in der Zeile zum Feldeintrag in die Excel-Tabelle einfügen.
In der neuesten Excel-Version im Betakanal führen manche dieser Einträge zu einer weiteren Karte – das heißt Verschachtelungen bzw. Hierarchien sind möglich. In diesem Beispiel wäre das der Fall für den Eintrag zum Bundesland, welches einen weiteren Datentyp darstellt.
Das Einfügen von Informationen aus der Datenkarte erfolgt nicht statisch als Text, sondern Excel fügt eine Formel ein: die Zelladresse gefolgt von einem Punkt und dem Namen der Eigenschaft. Enthält die Eigenschaft Sonderzeichen im Namen, wird dieser zusätzlich in eckige Klammern gesetzt.
Es ist nicht notwendig, immer die Datenkarte zu öffnen, um die Eigenschaften des Eintrags abzurufen. Das geht auch wie Sie es gewohnt sind, eine Formel abzurufen – inlklusive IntelliSense.
Über das Kontextmenü zu der bzw. den Excel-Zelle, die Datentypen enthalten, lassen sich die Datentypen entfernen bzw. der Inhalt wieder in Text umwandeln oder der Auswahlbereich aufrufen.
Wolfram Alpha Datentypen in Excel
Nur kurz hier erwähnt, da diese Art Datentypen umfangreiche Möglichkeiten bieten, die den Rahmen dieses Artikel sprengen würden, seien die sogenannten Wolfram Alpha Datentypen, die kürzlich im Betakanal freigegeben wurden. Diese Datentypen funktionieren ähnlich wie die Geografie- und Aktiendatentypen. Die Daten stammen jedoch nicht von Bing, sondern von Wolfram Alpha und sind in verschiedenen Kategorien abgelegt. Sobald ich meine Tests durchgeführt habe, werde ich über meine Erfahrungen in einem separaten Artikel berichten.
Power BI Datentypen in Excel
Einige meiner Leserinnen und Leser werden wissen, dass ich eine Website betreibe, die einen kostenlosen Online Excel-Formel Übersetzer inklusive einer Referenz zu allen Übersetzungen der Excel-Funktionen und mehr zur Verfügung stellt. Die von den Usern übersetzen Excel-Funktionen – nur diese und keine persönlichen Daten – werden von mir statistisch ausgewertet. Dazu habe ich mir eine Power BI Auswertung erstellt, die auch auf der Website eingebunden ist. Da diese Auswertung auch die Übersetzungen der Excel-Funktionen verarbeitet, habe ich diese nun als Grundlage für meinen eigenen Datentyp genommen. Im Ergebnis sieht dies wie folgt abgebildet aus. In Spalte A sind die englischen Funktionsnamen aufgeführt und als Datentyp verknüpft.
Als Eigenschaften stehen mir dann die verschiedenen Sprachen zur Verfügung.
Nachfolgend eine Beschreibung der Schritte, die ich vorgenommen hatte, um meinen eigenen Datentyp in Excel abrufen zu können.
Damit ein Datentyp in Power BI zum Abruf durch Excel erstellt werden kann, sind einige Bedingungen zu erfüllen. Zunächst, wie bereits erwähnt, ist ein E5 oder A5 Plan notwendig. Der Administrator der Organisation muss das Feature freigeschaltet haben, es wird Power BI Desktop benötigt, um Tabellen freizugeben und natürlich braucht es einen Zugang zum Power BI Service, also der Website.
Erster Schritt war für mich somit, als Administrator meiner Organisation, das Feature freizuschalten. Dazu habe ich mich bei Power BI eingeloggt und das Verwaltungsportal über das Zahnrad in der oberen rechten Ecke des Browsers aufgerufen. In der Kategorie zu den Mandateneinstellungen habe ich dann die Option zu den Verbindungen zu ausgewählten Tabellen aktiviert.
Zusätzlich hatte ich vor meinen Tests die Einstellung zur Zertifizierung in derselben Kategorie aktiviert, da ich mein Power BI Datenset später ebenfalls zusätzlich zertifiziert hatte. Wie ich erst später erfahren habe, ist eine Zertifizierung vom Dataset für den Abruf in Excel nicht notwendig.
Nachdem alle notwendigen administrativen Einstellungen im Power BI Portal getroffen waren, habe ich die neueste Version zu Power BI Desktop heruntergeladen, um sicherzustellen, dass auch Tabellen freigeben werden können. Wichtig zu wissen ist, dass diese Freigabe ein Vorschaufeature ist und somit in Power BI Desktop ebenfalls aktiviert werden muss. Dazu muss in den Power BI Desktop Optionen in der Kategorie zu den Vorschaufeatures die entsprechende Option aktiviert werden.
Meine aktuelle Power BI Auswertung verbindet sich mit einer eigens in PHP implementierten API auf meinem Server, um die dortigen Daten vom mySQL-Server abzurufen. Die Übersetzungen zu den Funktionen werden jedoch als versionsübergreifende Liste abgerufen, womit dann auch die Übersetzungen zu älteren Excel-Versionen enthalten sind. Zudem sind die Sprachen in dieser Liste nur als IDs verknüpft und die Übersetzungen werden untereinander aufgeführt. Von daher musste ich zunächst die Daten in einer Form bringen, sodass die Übersetzungen in Spalten organisiert sind und die Spaltenbezeichner den Sprachnamen entsprechen. Das sieht dann wie folgt abgebildet aus.
Um eine Tabelle freigeben bzw. aus ausgewählt markieren zu können, muss in die Modellansicht von Power BI Desktop gewechselt werden.
Die Tabelle ist zu markieren und im Aufgabenbereich zu den Eigenschaften die Option „Ist eine empfohlene Tabelle“ zu setzen. Die Begrifflichkeit ist hier ein bißchen verwirrend, denn diese ist anders übersetzt als im Verwaltungsportal. Es erscheint ein Dialog, der zur Angabe eines Schlüssels und einer Zeilenbeschriftung auffordert. Die Schlüsselspalte sollte eindeutige Werte beinhalten. Es sollte auf jeden Fall darauf geachtet werden, dass die Option „Ist verborgen“ nicht gesetzt ist, denn sonst erscheint der Datentyp nicht in Excel.
Nun war es an der Zeit, die Power BI Dektop Datei hochzuladen. Hierzu habe ich mir zunächst einen neuen Arbeitsbereich in Power BI erstellt. Dies wird auch empfohlen, denn der Arbeitsbereich sollte das neue Format aufweisen, also ein „Aktualisierter Arbeitsbereich“ und nicht die klassische Version. Danach habe ich die Datei in Power BI veröffentlicht.
In Power BI präsentiert sich nun das Ganze wie folgt.
Danach wurde es spannend. Ich habe alle Excel-Instanzen zunächst geschlossen und anschließend Excel neu geöffnet. Wird der Datentyp da sein? Jo, er ist es :-)
Es verblieb noch den Datentyp mit ein paar Funktionen zu testen. Wie in folgender Abbildung zu sehen, wurden alle eindeutigen Funktionsnamen erkannt. Für ACOS ist sich Excel nicht sicher, ob ACOS oder ACOSH gemeint ist. Ebenso unsicher ist sich Excel mit Filter.
Der Abruf per Formel funktioniert ebenfalls einwandfrei.
Fazit
Das neue Feature um eigene Datentypen über Power BI zu erstellen ist einfach nur genial. Mein Test war hier eher mehr Spielerei, in Unternehmen wird es sicherlich unendlich viele Möglichkeiten geben, das Feature produktiv zu nutzen. Ich denke da zum Beispiel an Produktlisten, Kundenlisten oder weitere Unternehmendaten. Microsoft stellt übrigens auch einige Beispieldateien für Power BI Desktop zur Verfügung. Ausprobiert hatte ich beispielsweise das Customer Profitability Sample, was prima funktioniert hatte.
Das Feature zu den Datentypen aus Power BI ist noch in der Preview – so sind zum Beispiel Verschachtelungen, wie bei den Datentyp zur Geografie, noch nicht möglich. Aber ich denke, das wird vielleicht auch noch kommen. Lassen wir uns überraschen.
Wichtig fände ich, dass das Lizenzmodell noch überdacht würde und zum Beispiel auch Unternehmen mit einem E3-Plan von diesem Feature profitieren könnten. Aber auch da heißt es abwarten. Siehe den Absatz mit meinem Update oben.
Happy Exceling :-)
