Excel Kalendervorlage in der c’t – Ausgabe 03/2012

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10. Januar 2012

Categories: Kalendervorlagen, News, Tools

Tags: Andreas Entenmann, c't, Heise, Kalendervorlage, Kalendervorlagen, Mourad Louha, Schulkalender

by Mourad Louha

In der Ausgabe 03/12 der c’t vom Heise Verlag, die am 16. Januar 2012 im Zeitschriftenhandel erscheint, wird auch ein praxisorientierter Beitrag zum Thema „Erstellung einer Kalendervorlage mit Excel“ von mir veröffentlicht werden.

Im Artikel geht es um den Aufbau einer Kalendervorlage, die eine freie Wahl des anzuzeigenden Kalenderzeitraums ermöglicht und sich somit beispielsweise auch als Schulkalender verwenden lässt.

Excel Kalender c't

Wir erläutern in dem Artikel unsere Vorgehensweisen beim Grundaufbau des Kalenders, der Berechnung von Feiertagen und der Verwaltung von kategorisier- und priorisierbaren Terminen. Ein Abschnitt erläutert die Anzeige der Feiertage und Termine in einer Monats- und Jahresübersicht. Eine Tabelle mit den Einstellungen zum Kalender, wie das Jahr, sowie eine ansprechende Optik dürfen da natürlich auch nicht fehlen. Der im Artikel besprochene Kalender ist kostenlos und wird nach dem Erscheinen des Artikels inklusiver einiger Zusatzdateien zum Download angeboten werden.

Wir hoffen, dass der Artikel gefällt und wünschen viel Spaß beim Lesen. Abschließend noch unser Dank an die ausgezeichnete Autorenbetreuung der c’t Redaktion. :-)

Nachtrag vom 14.01.2012: Die Downloadseite für den in der c’t besprochenen Kalender ist nun verfügbar, folgend der Link.

Nachtrag vom 27.01.2012: Der Link hat sich bei der c’t wohl geändert und wurde angepasst. Herzlichen Dank an Marc für den Hinweis. Ausserdem kann der Kalender nun auch direkt von dieser Website heruntergeladen werden.

Nachtrag vom 02.02.2012: Wir haben eine weitere kleinere Korrektur vorgenommen, die einen Fehler bei der Sortierung der Kategorienkürzel behebt und beim letzten Mal übersehen wurde. Herzlichen Dank an Steffen für den Hinweis.

Nachtrag vom 11.02.2012: Ich habe den neuen Menüpunkt „Excel Kalender“ im Blog angelegt, wo alle aktuellen Downloads zu meinen Kalendervorlagen zu finden sind.

Download zum Kalender wurde in die Hauptseite „Excel Kalender“ verschoben.
Heise Verlag, Website der c’t, Deutsch

Michael

18. Januar 2012 at 11:35

Hallo,

ich habe mir den Kalender gerade mal angesehen. Sieht wirklich super aus. Aber wenn ich mir die ganzen (momentan ausgeblendeten) Hilfszeilen und -spalten ansehe, ist das doch sicher sehr schwer zu erstellen. Mich würde mal interessieren, wie lange Ihr für die Erstellung gebraucht habt?

Gruß
Michael

Mourad Louha

18. Januar 2012 at 12:21

Hallo Michael…

Vielen Dank; die Frage kann ich nicht ganz pauschal beantworten, denn in diesen Kalender sind auch Ergebnisse aus meinem Kalender von letzem Jahr eingeflossen. Für den vom letzten Jahr könntest Du ca. 2 Wochen rechnen; inklusive Testen, Design usw. Für den Kalender der c’t habe ich ca. 3-4 Tage gebraucht, auch natürlich inkl. Testen und Design. Wobei letzteres nicht zu unterschätzen ist und mindestens die Hälfte der Zeit gekostet hat. Und das Ganze hängt sicherlich auch ein bißchen von der Erfahrung mit Excel ab.

Viele Grüße :-)

Paul Schönenberger

19. Januar 2012 at 18:03

Hallo Mourad
ich habe mir den Kalender bei ct gedownloadet. Der Kalender ist sehr gut strukturiert. Nun ich habe ohne grossen Aufwand den Kalender auf die schweizerischen Feiertage angepasst und die Kantonalen Feiertage von meinem Wohnkanton dazu gegeben.
Herzliche Gratulation – und vielen Dank für die grosse Arbeit

Viele Grüsse – Paul

Marc

19. Januar 2012 at 19:24

Hallo, habe in der c’t davon gelesen. Geniales Teil, tolle Arbeit!!

Eins fehlt mir noch: Wie bekommt man in die Jahresübersicht die Kalenderwochenzahlen?

Übrigens hier die Einstellungen, um die Jahresübersicht so zu formatieren, dass ein ganzes Jahr auf 2 A4-Seiten im Querformat ausdruckbar ist; finde ich am praktischsten zum An-die-Wand-hängen… könnte man vielleicht als Voreinstellung einbauen:

Seite einrichten: Querformat + Anpassen: 2 Seiten hoch.
Dann muss man noch Blattschutz aufheben, den Doppelscrollbutton neben dem Startmonat in Rechtsklick/Steuerelement formatieren/Eigenschaften noch auf ‚Objekt drucken AUS‘ setzen, und auf den rechten beiden Seiten das „Jahresübersicht“ entfernen und durch ein rechtsbündiges „=JAHR(H15)“ ersetzen. Schon hat man einen tollen ewigen Wandkalender!

Danke & Grüße,
Marc

19. Januar 2012 at 19:27

Hallo Paul…

Vielen Dank für’s Lob, freut mich :-)

Magst Du vielleicht den Lesern und Leserinnen von diesem Blog Deine Anpassungen vom Kalender für die schweizer Feiertage zur Verfügung stellen? Wenn Ja, kannst Du mich gerne per E-Mail an kalender(bei)maninweb(punkt)de kontaktieren und ich würde den Kalender hier zum Download anbieten; natürlich mit einem Hinweis zum Autor.

19. Januar 2012 at 19:43

Hallo Marc…

Auch Dir vielen Dank für’s Lob :-)

Der Tipp zum Erzeugen der Druckansicht gefällt mir gut; muss es mal ausprobieren. In Bezug zu den Kalenderwochen ist’s platzmäßig ein bißchen eng, da alle Felder schon belegt sind und somit, so auf den ersten Blick, ein Umbau notwendig wäre. Ich schaue mal, was sich da machen lässt.

Thomas Schönwälder

20. Januar 2012 at 12:46

Hallo Mourad,
auch von mir vielen Dank und ein dickes Kompliment für Deinen Excel-Kalender! Ich finde ihn funktionell wie vom Layout hervorragend. Ich schließe mich dem Wunsch von Marc an: Es wäre noch schön, wenn die Druckausgabe Varianten erweitert würden. http://www.msdatec.de/kalender-info.htm enthält ein Beispiel.
Schöne Grüße
Thomas

20. Januar 2012 at 12:52

Noch ein Nachtrag zu Marc’s Vorschlag: Es geht auch einfacher: In der Seitenansicht, Layout wählen, Skalierung auf 1 Blatt breit, 2 Blatt hoch setzen, verkleinern/vergrößern auf 70% setzen. Dann passt ein halbes Jahr auf DIN A 4 quer.
Schöne Grüße
Thomas

20. Januar 2012 at 13:25

Hallo Thomas…

Vielen Dank für ’s Lob, schön, dass der Kalender gefällt :-)

Die Ideen habe ich ebenfalls aufgenommen, Danke.

20. Januar 2012 at 19:37

@Thomas: Ich hab aber eigentlich genau dasselbe geschrieben… ;) Der ganze Rest ist nur etwas zusätzliche Optik!

Gerd Doert-Brexel

20. Januar 2012 at 21:02

ich habe mir den Kalender auch einmal angeschaut. Sieht optisch sehr gut aus. Auch die vorhandenen Möglichkeiten sind schon recht ansprechend. Dennoch fehlt mir etwas um meinen vorgesehen Anwendungsfall zu realisieren. Ich würde gern Urlaubs und Schulferienzeiträume sichtbar machen. Z.B. durch Kennzeichung der Tage in einer bestimmten Farbe. Dazu wäre dann die Verarbeitung von Zeitintervallen notwendig ( Datum-Von, Datum-Bis). Dabei sehe ich mich mit der SVERWEIS-Funktion am Ende. Vielleicht hat da ja jemand eine Idee wie so etwas gehen könnte.

Viele Grüße – Gerd

21. Januar 2012 at 10:16

Hallo Gert…

Vielen Dank für die positive Rückmeldung. Die Verarbeitung von Zeitintervallen ist in der Tat etwas kniffliger; im aktuellen Kalender (Excel 2003 Datei) sind alle drei möglichen bedingten Formatierungen bereits verbraucht. Das Anzeigen von Urlaub oder Schulferien würde also mit dem Verlust einer bedingten Formatierung einher gehen. Freue mich zu jedem Vorschlag für eine Umsetzung.

Mir gefällt aber die Idee sehr gut und und ich werde schauen, was ich machen kann. Allerdings kann das ein wenig dauern, da ich momentan wenig Zeit habe.

Winny

23. Januar 2012 at 21:06

toller Kalender, von den benutzten Funktionen konnte ich so einiges lernen. Besonders hat mich die automatische Sortierung der Bundesländer interessiert, die aber so leider nicht funktionieren kann. In Blatt Einstellungen, Zelle AK60 ist die Formel =WENN(LÄNGE(INDEX($AD$60:$AD$76;AH60))<1;"-";INDEX($AD$60:$AD$76;AH60)). Hier referenziert AH60 den Index, es muss jedoch die Position sein, also AH60 durch AJ60 ersetzen. Die Formel lautet dann also:
=WENN(LÄNGE(INDEX($AD$60:$AD$76;AJ60))<1;"-";INDEX($AD$60:$AD$76;AJ60))

Grüße,
Winny

24. Januar 2012 at 09:30

Hallo Winny…

Vielen Dank für’s Lob. Und herzlichen Dank für den Hinweis und die Korrektur: Du hast Recht, da ist tatsächlich die Formel durcheinander gekommen; liegt wohl an Verschiebungen, die wir vor der Publizierung vorgenommen hatten. Habe es nochmal nachgeprüft, in älteren internen Version war es korrekt.

Werde zudem ein Update zur Verfügung stellen und die c’t informieren.

Marc Koschel

24. Januar 2012 at 14:23

auch von mir ein herzliches Danke und ein großes Lob für den tollen Kalender. Ich habe bereits mehrere Einsatzbereiche, wo ich den Kalender gut gebrauchen kann.

In einem Bereich, zur Organisation von Schulungen, fehlt mir jedoch bei den Terminen eine Eingabemöglichkeit für Ressourcen (Seminarleiter, Raum, etc.). Entschuldigt diese simple Frage (ich bin eine absolute Excel-Niete) geht das einfach umzusetzen? Ich möchte es nicht in der Terminbeschreibung selbst eingeben, sondern auch mit einer seperaten Tabelle/Feld für die Ressourcen lösen.

VG Marc

24. Januar 2012 at 14:56

Vielen Dank für’s Lob und schön, dass der Kalender hilfreich ist :-)

Zunächst, die Anregung nehme ich gerne in die Vorschlagsliste auf und schaue was sich da machen lässt.

Dennoch ist der Kalender primär nicht als Planungswerkzeug für Ressourcen gedacht und hat nicht den Anspruch andere Werkzeuge, wie Outlook, zu ersetzen. Eine extra Tabelle zur Eingabe der Ressourcen würde auch einen entsprechenden Aufwand zur Verwaltung und der Verknüpfungen bedeuten und ist meines Erachtens auf den ersten Blick nicht ganz trivial.

Du könntest vielleicht behelfsweise die Kategorien als Ressourcen verwenden(?)

24. Januar 2012 at 15:13

Danke Mourad für die schnelle Antwort. Das mit den Kategorien ist ein guter Vorschlag.

Reinhard Clauss

27. Januar 2012 at 17:30

Hallo,
der Kalender gefällt mir sehr gut. Optik und Handling super. Der Eintrag von Geburtstagen zeigt jedoch den Nachteil, dass der Eintrag nicht auf das nächste Jahr fortgeschrieben werdn kann (oder habe ich da etwas übersehen?). Jedesmal die Eingabe zu machen ist schon ein Problem. Gibt es da eine Lösung?

Gruß Reinhard

27. Januar 2012 at 17:38

Hallo Reinhard…

Vielen Dank :-) Nein, da hast Du nichts übersehen, der Kalender sieht das bislang nicht vor. Steht aber auf meiner Vorschlagsliste mit höherer Priorität, so dass dann in einer kommenden Version vom Kalender dann Geburtstage als feste Termine erhalten bleiben und entsprechend pro Jahr angezeigt würden.

27. Januar 2012 at 18:53

Hallo, Euer Download-Link oben funzt nicht (mehr).
Der hier klappt:
http://www.heise.de/ct/12/03/links/152.shtml
Grüße, Marc

27. Januar 2012 at 19:13

Vielen Dank für den Hinweis; habe den Link aktualisiert. Ausserdem liegt der Kalender nun zusätzlich auch auf meinem Server.

Steffen Koch

30. Januar 2012 at 15:01

super cooles Kalendertool. Leider hat sich auch in der Berechnung der Kategorienkürzel ein Fehler eingeschlichen. Statt
=WENN(LÄNGE(INDEX($AE$28:$AE$43;AH28))<1;"-";INDEX($AE$28:$AE$43;AH28))
müsste es
=WENN(LÄNGE(INDEX($AE$28:$AE$43;AJ28))<1;"-";INDEX($AE$28:$AE$43;AJ28))
lauten

Ansonsten stimmt auch hier die Sortierung nicht.

Grüße
Steffen

30. Januar 2012 at 17:42

Hallo Steffen…

Vielen Dank & herzlichen Dank für die Info. Ich schaue es mir nachher gleich mal genauer an.

9. Februar 2012 at 10:53

Hallo und herzlichen Dank für die Vorlage :-)

Den Fehler mit den Kategorienkürzeln kann ich nur bestätigen, habe ihn auch gerade korrigieren müssen.

Noch ein Vorschlag für eine nächste Version: Jeder Kategorie eine Farbe zuordnen. Ich würde den Kalender gerne für die Urlaubsplanung in unserem kleinen Betrieb verwenden und jedem Mitarbeiter eine Kategorie geben. Wenn das dann noch farblich gekennzeichnet wäre, könnte man auf einen Blick schneller sehen, wer wann Urlaub hat.

Gruß
EW

9. Februar 2012 at 10:59

Noch eine Idee: Die Wochenenden (oder definierbare Tage) in der Jahresübersicht farbig hervorhebbar machen.

9. Februar 2012 at 11:07

Und noch eine: In der Jahresübersicht verschwinden Termine nun einfach, wenn mehrere auf einen Tag fallen. Hilfreich wäre hier zumindest ein […] als Hinweis, dass da noch mehr existiert, falls es schon nicht möglich ist, mehrere anzuzeigen.

9. Februar 2012 at 14:25

Hallo EW…

Vielen Dank für die zahlreichen Vorschläge, die ich gerne in die Liste aufnehme und, wenn möglich, bei einer nächsten Version versuchen werde umzusetzen :-)

Einige der Vorschläge liessen sich meiner Ansicht nach aber nur mit einer höheren Version als Excel 2003 realisieren, da bereits in vielen Zellen die maximale Anzahl der bedingten Formatierungen erreicht ist.

Ja, einige fehlerhafte Dateien dürften wohl noch im Umlauf sein; die aktuellste Version 1.10 Build 01021 ist hier zu finden und wird zudem auch bei der c’t in der Ausgabe 06/12 auf DVD erscheinen.

Matthias Claudius Privat - Gesamtschule aus Bochum

8. März 2012 at 09:15

Hallo Herr Mourad Louha,

die MCS hat sich den Kalender downgeloadet. Es soll der gesamte Jahreskalender der Schule eingearbeitet werden. Ich benötige aber pro Tag mindestens 6 Termine. Wo kann ich das in den Grundeinstellungen ändern. Die Vorgabe ist ja 3 Termine. Für eine Antwort wäre ich Ihnen dankbar.

Mit freundlichem Gruß

St. Zeiske
Matthias-Claudius-Schule

8. März 2012 at 10:45

Hallo Matthias…

Vielen Dank, dass ihr den Kalender verwendet :-)

In den Einstellungen gibt es keine Option, um die Anzahl der Termine zu ändern.

Dafür müsste der Kalender vom Grundaufbau verändert werden. Die Monatsübersicht ist so gebaut, dass diese beim Ausdruck auf zwei Seiten passt. Es gäbe nun zwei Möglichkeiten, diese Ansicht zu verändern: erstere wäre, pro Tag 3 weitere Zeilen einzubauen und somit die Ansicht als solches zu vergrößern, was dann wahrscheinlich zu 4 Seiten Ausdruck führen würde. Zweite Möglichkeit wäre (m.E. auch einfacher), die Ansicht beizubehalten und per Auswahlfeld sich die Termine 1-3 oder 4-6 usw. anzeigen zu lassen. Effekt wäre aber auch dann, dass nicht alle 6 Termine untereinander stünden.

Was wäre Ihnen lieber?

Die Änderungen würden etwas Zeit in Anspruch nehmen, da ich momentan beruflich recht viel zu tun habe.

Achim

14. Juni 2012 at 11:06

Hallo, der Kalender (Ver.1.10 vom 010112) ist wirklich gut!!! Leicht zu bedienen und übersichtlich im Aufbau. Gibt es auch eine Version, wo mehr als 256 Termine verwaltet werden können? Das wäre sehr hilfreich, da ich etwa 450 Termine unterbringen muß.
Danke! Und weiterso!

14. Juni 2012 at 12:44

Hallo Achim…

Vielen Dank für’s Lob :-)

Ich plane eine erweiterte Version; nur Zeit habe ich einfach soviel zu tun, dass ich kaum zu etwas anderem komme und leider nicht genau sagen kann, wann die Ergänzungen + ein paar andere Wünsche der User publiziert werden können. Wenn’s soweit ist, schreibe ich aber einen Artikel in diesem Blog.

Daniel

20. September 2012 at 09:58

Hallo Mourad,

ich bin über den office-blog auf Deinen Kalender aufmerksam geworden. Kompliment dafür! :-)

Dort steht als Headline:
„Excel Kalender 2012 mit Wochen-, Monats-, Quartals- und Jahresansicht [Updated]“

In den heruntergeladenen Kalendern V1.15 und V1.50 sind aber leider nur Kalenderansichten im Monats- und Jahresformat möglich! Muss ich die Wochen- und Quartalsansicht irgendwo aktivieren? Wäre schade wenn die weggefallen sind!

Gruß Daniel

20. September 2012 at 10:13

Hallo Daniel,

Vielen Dank :-)

Es gibt zwei verschiedene Versionen: einmal eine abgewandelte Version des Kalenders, den ich für die c’t erstellt habe und der weniger Ansichten enthält, da er sonst für den Artikel bei der c’t zu umfangreich gewesen wäre. Und dann gibt es die Originalversion, die dann mehr Ansichten enthält. Beide Versionen findest Du in der Rubrik zu den Kalendern hier im Blog.

Grüße, Mourad

20. September 2012 at 10:14

Hallo nochmal,

habe eben noch etwas gestöbert und die Lösung selbst entdeckt!
Die c’t-Variante ist ohne Wochen- und Quartals-Ansicht, die internationale mit! Toll :-)

Leider nutze ich noch Excel 2003 und die aktuellen Builds funktionieren leider nicht.
Gibt es noch eine Variante die unter Excel 2003 läuft und falls ja wo könnte ich die herunterladen?

Danke und Gruß
Daniel

20. September 2012 at 10:20

Prima; eine Version für Excel 2003 steht leider nicht zur Verfügung. Das Umwandeln in eine XLS wäre für mich jetzt ein wenig aufwendiger, weil dann auch Anpassungen nötig wären.

Du könntest aber schauen, ob es mit dem Compatibility Pack funktioniert. Dazu müsstest Du nach „Compatibility Pack Microsoft“ googlen; das Compatibility Pack ermöglicht Dateien im neuen Format mit älteren Office Versionen zu öffnen. Ich kann aber, mangels Test, nicht sagen, ob dann alles im Kalender funktionieren wird. Ich meine, ich hätte keine neuen Formeln verwendet, aber ist schon eine Weile her.

Falls Du Dich entschließt es mit dem CP zu versuchen, wäre schön, wenn Du hier im Blog Bescheid geben könntest, ob es klappt.

Gruß :-)