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Platzhalterzeichen in Gültigkeitslisten bzw. Listen zur Datenüberprüfung in Excel

Im Mr. Excel Forum hatte ich einen interessanten Beitrag entdeckt, wo einem User aufgefallen war, dass anscheinend Platzhalter bei der Auswahl von Einträgen aus einer Gültigkeitsliste erlaubt. In Excel 2003 kann über dem Menüpunkt „Daten – Gültigkeit“ und in höheren Versionen über den Eintrag im Menüband „Daten – Datenüberprüfung“ eine solche Gültigkeitsliste angelegt werden.

Platzhalter in Gültigkeitslisten

Nachdem ich einige Tests bei mir in den Excel Versionen 2003, 2007 und 2010 durchgeführt hatte, können dann Platzhalter in allen drei Versionen bei der Auswahl eines Eintrages aus der Gültigkeitsliste verwendet werden, wenn die Quelle der Gültigkeitsliste auf einen Bereich bezieht. Ich vermute, das ist wohl absichtlich so.

Ein Beispiel: in einer Tabelle sind in den Zellen A2 und A3 die jeweiligen Texte „Ja“ und „Nein“ abgelegt. Wenn Sie, wie hier oben abgebildet, in den Zellen C3 bis C10 in den Gültigkeitskriterien unter „Zulassen“ den Eintrag „Liste“ wählen und anschließend als Quelle =$A$2:$A$3 angeben, können Sie als Einträge auch Werte inklusive von Platzhaltern eingeben. Hinweis zu der oberen Abbildung: die Zellen C11 bis C14 dienen nur der Visualisierung und haben keine zugewiesene Gültigkeitsliste.

Das Stern-Zeichen steht dann für einen beliebigen Text und das Fragezeichen für einen Buchstaben. Somit können beispielsweise als gültiger Einträge „N*“, „N?in“ oder „N??N“ angegeben werden. Das Sternchen nimmt in diesem Fall den Platz von „ein“ ein und das Fragezeichen in der ersten Variante das Zeichen „e“ und in der zweiten Variante die Buchstaben „e“ und „i“.

Versucht man „*N?“ einzugeben, erhält man eine Fehlermeldung, was logisch ist, denn das Sternchen steht für „Nei“ und nach dem letzten „n“ von „Nein“ folgt kein Buchstabe mehr.

Platzhalter in den Gültigkeitslisten ausschließen

Eine Möglichkeit, die Platzhalter aus der Gültigkeitsliste auszuschließen wäre, statt der Quelle einen Bereich aus der Tabelle zuzuordnen, die Listeneinträge statisch einzutragen. Also statt =$A$2:$A$3 dann „Ja;Nein“ als Text (ohne die Anführungszeichen). Nachteil ist hier jedoch, dass dann die Einträge statisch sind und gegebenenfalls schwer zu warten wären.

Eine bessere und elegantere Alternative dazu hatte Excel MVP Tony Valko im Forum vorgeschlagen. Einfach eine benutzerdefinierte Gültigkeitsliste anlegen, indem man bei „Zulassen“ statt „Liste“ den Eintrag „Benutzerdefiniert“ angibt und dabei die Formel =ODER(C3=$A$2:$A$3) angibt.

Platzhalter in Gültigkeitslisten

Nachteil ist hier allerdings, dass die Auswahlliste beim Anklicken auf die Zellen nicht mehr zu sehen ist. Eine weitere Möglichkeit um das Zellendropdown der Gültigkeitslisten anzuzeigen und gleichzeitig keine Platzhalter zuzulassen, habe ich nicht gefunden; auch nicht über die Vergabe von Namen. Aber vielleicht hat ja jemand noch eine Idee.

Mourad Louha

Über den Autor · Mourad Louha

Mourad arbeitet seit 2005 als selbständiger Softwareentwickler und Trainer und lebt in Aachen, gelegen am Dreiländereck Belgien, Deutschland und Niederlande. In seiner Freizeit engagiert er sich in Online Communities rund um Office, schreibt beim Excel Ticker Artikel zu Office & Co. und betreibt weitere Community Projekte in Zusammenarbeit mit Freunden und Partnern, wie das Forum zu Microsoft Office 365 und Office 2013, den Excel Soccer oder den Excel Formel Übersetzer. Für sein außergewöhnliches Engagement wurde er seit Januar 2011 jährlich von Microsoft als Microsoft Most Valuable Professional (MVP) ausgezeichnet.

 
Comments

Statt „Benutzerdefiniert“ auszuwählen, kann man auch bei Auswahl von „Liste“ unter Quelle statt eines Verweises eine Formel eintragen, so erhält man auch bei der letztgenannten Lösung eine Zellen-Dropdown.

Hallo SeHa75,

Die Auswahl ‚Benutzerdefiniert‘ ist für den Fall vorgesehen, wenn keine Platzhalterzeichen möglich sein sollen; also wenn eine zwingende Übereinstimmung der eingegeben Werte mit einem der Werte aus den Quelldaten erforderlich ist.

Die Auswahl von ‚Liste‘ ermöglicht die Angabe von Platzhalterzeichen, wie z.B. J* statt Ja. Meistens empfiehlt sich aber sicherlich die Auswahl ‚Liste‘, die für den Normalfall ausreichend ist.

Grüße :-)

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