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Neue Kommentarfunktionen in Excel

In meiner neuesten Excel Insider-Version vom September 2018 tauchte bei mir erstmalig eine neue Kommentarfunktion für Excel auf. Insider-Versionen von MS Office stellen neue Features vorzeitig, meist als eine Art Vorschau, zur Verfügung. Jeder kann Insider werden – wie, erfahren Sie in diesem Link. Insider-Versionen sollten in der Regel nicht produktiv eingesetzt werden, denn es wird nicht garantiert, dass alles immer korrekt funktioniert. Ausserdem kann sich das eine andere Feature durchaus von den in späteren Produktiv-Versionen publizierten Features unterscheiden. Daher sind die Informationen in diesem Artikel nicht endgültig. Es kann also sein, dass es später Änderungen geben wird. Dennoch stimmt die Richtung, denn bislang sind mir keine Insider-Versionen untergekommen, wo Features es dann nicht in die Produktiv-Version geschafft haben. Zu beachten ist bei Insider-Versionen auch, dass die Features Stück für Stück ausgerollt werden. Daher kann es vorkommen, dass ein Insider, z.B. in einer englischen Version, Features findet, die ein anderer Insider noch nicht sieht.

Kommentarthread in Excel 2016

Die neuen Kommentare in Excel erlauben das Erstellen von sogenannten Kommentarthreads. Ähnlich wie bei Word, kann nun in Excel auf Kommentare geantwortet werden. In den nachfolgenden Abschnitten erfahren Sie, wie Sie diese neuen Features verwenden und was dabei zu beachten ist.

Kommentare können in dieser Excel-Insider-Version wie gewohnt über das Kontextmenü oder dem Menübandreiter Überprüfen angelegt werden.

Neuen Kommentar anlegen

Im Unterschied zu einer älteren Excel-Version heißt der Eintrag im Kontextmenü jedoch Neuer Kommentar anstatt Kommentar einfügen. Im Menüband ist die Bezeichnung gleichgeblieben.

Ist bereits ein Kommentar in der Zelle vorhanden, ergänzt sich das Kontextmenü um einen Eintrag zum Löschen des Kommentars und ersetzt den Eintrag zum Hinzufügen eines Kommentars um die Möglichkeit, dem Kommentarthread einen Eintrag hinzuzufügen – sprich zu antworten.

Auf Kommentar antworten

Es erscheint dann ein Textfeld am Ende des Kommentarstrangs. Zu beachten ist, dass solange der Kommentar nicht abgesendet wurde – momentan als Posten übersetzt – das rote Dreieck am oberen rechten Rand der Zelle als nicht gefüllt angezeigt wird. Excel merkt sich erstmal den Text im Kommentar. Wirklich abgelegt wird der Kommentar erst nach dem Senden.

Antwort in einem Kommentar editieren und senden

Wie in vorherigen Versionen, erscheinen die Kommentare, wenn mit der Maus über die Zelle gefahren wird und bei entsprechender Einstellung in den Excel-Optionen. Neu ist jedoch ein Aufgabenbereich, der über den Eintrag Kommentare oben rechts im Menüband aufgerufen werden kann. Der Befehl Kommentare anzeigen im Menübandreiter Überprüfen ruft nun ebenfalls den Aufgabenbereich auf.

Aufgabenbereich zu den Kommentaren

Wenn ein Eintrag im Aufgabenbereich angeklickt wird, wird direkt zu der entsprechenden Zelle gesprungen. Der Aufgabenbereich bezieht sich immer auf das aktive Arbeitsblatt und listet somit nicht die Kommentare anderer Arbeitsblätter auf.

Wenn die Excel-Datei gespeichert wird, und ein Kommentar in der Datei vorhanden ist, der noch nicht gesendet wurde, passiert erstmal nichts Besonderes – die Datei wird anstandslos gespeichert. Erst wenn versucht wird, die Datei zu schließen, erscheint ein Hinweis, dass ein Kommentar vorhanden ist, der noch nicht gepostet wurde.

Datei schließen mit nicht gesendeten Kommentaren

Falls die Nachfrage mit Ja beantwortet wird, springt Excel direkt zu dem entsprechenden Kommentar, wo eine Aufforderung zum Senden (Posten) erscheint.

Insgesamt auf den ersten Blick somit ein schönes neues Feature in Excel. Aber was passiert mit den Kommentaren aus älteren Versionen? Und wie verhält es sich, wenn eine Datei mit den neuen Kommentaren in einer älteren Excel-Version geöffnet wird? Antworten dazu im nachfolgenden Teil des Artikels.

Was passiert mit Kommentaren aus älteren Excel-Versionen?

Die Antwort zu dieser Frage ist recht einfach: erstmal nichts. Solange nicht die alten Kommentare konvertiert werden. Hier lauert in der aktuellen Insider-Version eine kleine Falle. Denn die Konvertierung konvertiert alle Kommentare und übernimmt dabei nur die Texte. Alle weiteren Inhalte, wie z.B. Formate, Bilder oder Formen gehen verloren.

Um das zu demonstrieren, habe ich mir eine Datei in Excel 2010 erstellt, die im ersten Arbeitsblatt drei verschiedene Kommentare enthält: einen Standardkommentar, einen als Stern formatieren Kommentar und einen Kommentar mit einem Bild als Hintergrund. Das Blatt habe ich dann noch zweimal dupliziert, sodass drei Arbeitsblätter mit Kommentaren enthalten sind.

Datei mit ehemaligen Kommentaren

Nebenbei zwei Tipps: um die Autoform eines Kommentars zu ändern, lässt sich ein kleiner Trick verwenden. Rufen Sie die Excel-Optionen auf und wählen Sie die Kategorie zur Anpassung der Symbolleiste für den Schnellzugriff oder für das Menüband aus. Wählen Sie in der Auswahlliste zu den Befehlen den Eintrag Alle Befehle aus und suchen Sie den Befehl Form bearbeiten. Fügen Sie diesen der Symbolleiste für den Schnellzugriff oder einem benutzerdefinierten Menübandreiter hinzu; je nach getroffener Auswahl der Optionskategorie. Anschließend lässt sich die Autoform für einen Kommentar verändern. Um ein Bild als Hintergrund in einem Kommentar festzulegen, wählen Sie im Kontextmeü den Befehl Kommentar bearbeiten und klicken den Kommentar an seinem Randbereich mit der rechten Maustaste an. Im nun erscheinenden Kontextmenü wählen Sie Kommentar formatieren, um den entsprechenden Dialog aufzurufen. Wählen Sie dort den Reiter Farben und Linien und in der Auswahlliste zu den Farben den Eintrag Fülleffekte. Dort lässt sich dann ein Hintergrundbild festlegen.

Wenn in der aktuellen Insider-Version die Datei geöffnet, ist alles wie gewohnt. Die Kommentar sind sichtbar und es gibt keinen Unterschied zu einer älteren Excel-Version. Wähle ich jedoch für einen der Kommentare den Befehl Auf Kommentar antworten, erscheint eine Nachfrage, ob die Kommentare konvertiert werden sollen.

Ehemalige Kommentare konvertieren

Bestätige ich die Nachfrage, werden alle Kommentare in der Datei konvertiert. Die Konvertierung lässt sich mit der Rückgängig-Funktion wieder zurücksetzen.

Ergebnis der Konvertierung der Kommentare

Es verbleibt somit noch die Frage zu klären, ob denn die ehemalige Kommentarfunktion weiterhin in Excel genutzt werden kann. Ja, das geht in dieser Insider-Version durch das Hinzufügen entsprechender Befehle aus den Menüband-Optionen, z.B. in einen benutzerdefinierten Menübandreiter.

Ehemalige Funktionen zu den Kommentaren reaktivieren

In der nachfolgenden Abbildung wurde der benutzerdefinierten Menübandreiter Kommentare angelegt, wo sich dann wieder Kommentare in der alten Form anlegen lassen. Zu beachten gilt dann aber, dass nicht auf einen solchen Kommentar geantwortet wird, denn sonst werden diese ja wieder alle konvertiert.

Benutzerdefinierter Menübandreiter für Kommentare

Wie verhalten sich Kommentarthreads in älteren Excel-Versionen?

Es verbleibt noch die Frage zu klären, wie die neuen Kommentarthreads in älteren Excel-Versionen dargestellt werden. Dazu habe ich mal die zuvor verwendete Beispieldatei in Excel 2016 geöffnet, dessen Version niedriger als die Insider-Version ist und somit noch nicht über die Funktionen für Kommentarthreads verfügt. Es erscheint ein Hinweis, dass es sich hier um ein neues Feature handelt, das in der verwendeten Excel-Version nicht verfügbar ist. Excel 2010 verhält sich übrigens genauso.

Kommentarthread in älterer Excel-Version

Zudem wird auf einen Link zu einer Microsoft-Seite verwiesen. Diese Seite ist aktuell nur in Englisch verfügbar. Von dort aus erreichen Sie zudem weitere Hilfeseiten zu den Kommentarthread, die ebenfalls (noch) nicht übersetzt wurden.

Ablage der Kommentarthreads in Excel-Dateien

Aus Neugierde wollte ich mal wissen, wie denn die Kommentarthreads in den Excel-Dateien abgelegt werden. Dazu habe ich die Beispieldatei in ein Zip-Archiv umbenannt und entpackt.

Entpackte Excel-Datei

Zu sehen sind die zwei Unterordner persons und threadedComments, die Informationen zu den Personen (Kommentatoren) und die Kommentare enthalten. In den Ordnern ist für meine Beispieldatei jeweils eine XML-Datei enthalten, die folgende Informationen beinhalten.

XML-Datei zu den Kommentaren

In der XML-Datei zu den Kommentaren werden pro Kommentar als Eigenschaften die referenzierte Zelle, ein Datum, eine Referenz zu der ID eines Autors und eine ID zu finden. Folgekommentare referenzieren auf den Erstkommentar über die Eigenschaft parentId. Die XML-Datei zu den Personen beinhaltet eine Liste der Kommentatoren und führt pro Person Eigenschaften, wie dessen Anzeigename auf.

XML-Datei zu den Kommentatoren

Fazit

Insgesamt sind die neuen Kommentarthreads in Excel sicherlich ein sehr interessantes Feature, was z.B. das Kommentieren in Zusammenarbeit mit mehreren Personen deutlich vereinfachen wird.

Persönlich finde ich allerdings das Konvertieren der älteren Kommentare in einem Rutsch ungünstig. Besser wäre meiner Ansicht nach, dass sich ältere Kommentare nur einzeln über das Kontextmenü konvertieren liessen. Und das Konvertieren aller Kommentare z.B. nur über einen Befehl im Menüband möglich wäre. Das würde ein versehentliches Konvertieren aller Kommentare vermeiden, denn, wie wir wissen, oft genug liest man die Meldung nicht sehr genau. Aber, es handelt sich ja hier um eine Insider-Version, womit sich durchaus auch noch etwas ändern kann.

Eine Alternative hat auch Bill Jelen bei UserVoice vorgeschlagen, wo er für eine Art Erkennung alter Kommentare plädiert und dann statt des Antwortens auf den Kommentar das Konvertieren hervorhebt. Zudem sollte das Editieren des älteren Kommentars ebenfalls über das Kontextmenü möglich sein.

Happy commenting :-)

Mourad Louha

Über den Autor · Mourad Louha

Mourad arbeitet seit 2005 als selbständiger Softwareentwickler und Trainer und lebt in Aachen, gelegen am Dreiländereck Belgien, Deutschland und Niederlande. In seiner Freizeit engagiert er sich in Online Communities rund um Office, schreibt beim Excel Ticker Artikel zu Office & Co. und betreibt weitere Community Projekte in Zusammenarbeit mit Freunden und Partnern, wie das Forum zu Microsoft Office 365 und Office 2013, den Excel Soccer oder den Excel Formel Übersetzer. Für sein außergewöhnliches Engagement wurde er seit Januar 2011 jährlich von Microsoft als Microsoft Most Valuable Professional (MVP) ausgezeichnet.

 
Comments

Hallo Mourad,
Wirklich spannend die neue Funktion und aus meiner Sicht sehr willkommen. Erst gerade vor einer Woche hat mich meine Frau gefragt „wie schaltet man die Kommentar Funktion in Excel eigentlich ein?“, in der Annahme dass es die auch gibt so wie bei Word. Dieses Feature dürfte Ihr also sehr gefallen. Die Track changes Funktion im aktuellen Excel, welche nicht ganz das gleiche macht, habe ich übrigens noch nie (in keinem einzigen Unternehmen) im Einsatz gesehen. Thumbs Up! Danke für den Beitrag!
Gruss, Lukas

Hallo Lukas,

herzlichen Dank für’s Lob :-)

Viele Grüße,
Mourad

Hi Mourad,

so wie jeder deiner Beiträge ist auch das wieder ein sehr interessanter Artikel :)

In Zuge dessen (passt jetzt nicht zu 100% zu diesem Beitrag) hätte ich ne kleine Frage an dich.
Du beschreibst ja, wie du das Kommentar-xml analysiert hast. Und darauf meine Frage:
Und zwar ist in diesem „neuen“ Excel-Format ja so ziemlich jede Information xml-Basiert gespeichert. Auch Zellinhalte,etc.
Und ich versuche schon seit geraumer Zeit, es irgendwie VBA-basiert hinzubekommen, dass ich eine Excel-Datei wie ein Zip-File auslese und mir diese Informationen rausziehe (zb. den Inhalt in der Workbook.xml). Hintergrund ist jener, es irgendwie zu schaffen, dass ich an Inhalte rankomme, ohne eine Excel-Datei „wirklich“ zu öffnen – Gerade bei Dateien, wo eine umfangreiche bedingte Formatierung oder ähnliches hinterlegt ist, kann das ja schon mal eine Zeit dauern. Und über diesen Weg ginge das bedeutend schneller. Die aktuelle VBA-Variante ist bei mir so, dass ich die Datei per VBA in .zip umbenenne und dann bearbeite – Diesen Weg will ich gerne eleganter lösen – zumal bei Dateien, welche am Sharepoint gespeichert sind, durch diesen Weg das Bearbeitungsdatum geändert wird.

Vielleicht hast du ja nen Ansatz – sofern es nicht zuviel verlangt ist :)

Schöne Grüße aus Österreich!
Peter

Hallo Peter,

Vielen Dank für’s Lob :-)

Zu Deiner Frage: Du könntest versuchen, ob sich mit der externen Zip-Bibliothek zlib.dll die Daten aus einer Excel-Datei direkt einlesen lassen. Hier mal ein Link: https://francescofoti.com/2015/05/using-the-free-zip-library-in-vba/. Getestet habe ich’s allerdings nicht. Google auch mal nach „VBA Zlib Dll“, da findet sich einiges an Beiträgen.

Möglicherweise würde auch sowas mit Windows-API gehen bzw. selber den Entpack-Algorithmus in VBA zu implementieren; dürfte dann aber schon recht aufwändig sein. Ausserdem müsstest Du dann ggf. binär im RAM dekomprimieren oder irgendwohin als Kopie entpacken. Der Zip-Algo ist meines Wissens frei, was dann heißt, dafür müsste sich VB-Code finden lassen.

Eine dritte Idee wäre noch, über PowerQuery die Datei anzubinden, wobei dass dann Excel 2016 voraussetzt und ggf. der Aufbau der Datei bekannt sein müsste.

Ich hoffe, das hilft Dir schon mal weiter :-)

Viele Grüße,
Mourad

Hallo Mourad,

Wirklich herzlichen Dank für deinen schnellen und unkomplizierten Input – das mit der zlib.dll oder ähnliches wird es leider bei mir nicht spielen, da ich in einem Unternehmen arbeite, wo das nicht so gerne gesehen wird, wenn irgendwelche dll’s herumkopiert werden. D.h. muss es irgendwie mittels Windows-API oder ähnlichem schaffen.

Hast mir aber schon mit deinen Hinweisen gut weitergeholfen, dem Hinweis mit dem Zip-Algo werd ich mal nachgehen – extra Dank dafür!

Schöne Grüße,
Peter

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